Þrátt fyrir að vera ein elsta internet tæknin, þá er það nokkuð algengt að upp komi vandamál með tölvupóst, hvort sem er að senda eða taka á móti.
1. Finna út hvort póst vandamál á við Stefnu
Þar sem tölvupóstur getur verið sendur út frá mörgum mismunandi stöðum og þjónustu, þá getur verið erfitt að vita hvert eigi að leita.
Það er því nauðsynlegt að skoða hvort umrædd vandamál eigi við póstþjónustu sem Stefna útvegar en ekki einhver annar þjónustuaðili.
Það eru almennt þrennt sem Stefna sér um:
-
Google Workspace pósthólf
-
Tölvupóstur frá vef í Moya (til dæmis vegna sendinga úr eyðublaðaeiningu í Moya)
-
Tölvupóstur frá sérsmíðuðu kerfi frá Stefnu
Tölvupóstur sem er í umsjón þriðja aðila:
- Póstlistakerfi, t.d. Mailchimp, SendGrid o.fl.
- Bókhaldskerfi, t.d. DK og Payday
- CRM kerfi, Salesforce, Hubspot o.fl.
- Frá sérsmíðuð kerfi ekki frá Stefnu
- Pósthólfi sem Stefna þjónustar ekki
- Prentarar og skannar
2. Fá nánari upplýsingar
Það flýtir margfalt fyrir að fá sem ítarlegastar tæknilegar upplýsingar um viðkomandi mál svo hægt sé að leysa það hratt og örugglega.
Það sem gott er að fá upplýsingar um:
- Netfang sendanda
- Netfang móttakanda
- Hvenær kom upp vandamálið (tímasetning + dagsetning)
- Kom upp villa?
- Ef svo er, senda skjáskot af villu
-
-
Hver var áætluð virkni, sem vonast var eftir?
-
Vettvangur (Google vefviðmót, eyðublaðakerfi, póstlistakerfi, Outlook, Apple Mail)
-
Var einhverju breytt nýlega?
-
Svo er nauðsynlegt að fá upprunalegan tölvupóst sem viðhengi (sjá nánar í lið nr. 3)
3. Fá upprunalegan tölvupóst
Í þeim tilfellum sem að tölvupóstur lendir í spam (ruslpóstsíu) hjá móttakanda eða viðkomandi fær villusvar til baka (í tölvupósti), þá þarf að fá upprunalega póstinn sendan á okkur sem viðhengi. Það er eitt hjálplegasta þegar kemur að því að villugreina slík mál.
Það er ekki nóg að fá tölvupóst áframsendan (forward) yfir á okkur, við þurfum upprunalega póstinn sem viðhengi.
Þá þarf að hlaða niður póstinum hjá viðtakanda, ekki úr Sent möppunni hjá sendanda.
Með þessu er hægt að rýna í lýsigögn (meta information, email headers) í póstinum sem segir til um hvers vegna honum var hafnað eða lenti í spam.
Sækja má skeyti í tölvupóstsforritum. sú aðgerð er ekki alltaf eins í öllum forritum en oftast er hægt að velja skeytið í yfirlit, hægri smella eða velja „punktana“ og smella á „Download“, „Save as“ eða álíka.
Hér má sjá dæmi um hvernig það er gert í Gmail vefviðmótinu:
Ef um önnur póstforrit eru að ræða þá ætti það að vera nokkuð auðvelt að finna leiðbeiningar með því að leita að því á Google, sem dæmi má sjá á HowToGeek hvernig eigi að hlaða niður skeyti (tölvupósti) í Outlook.